10 ting du bør vide inden du køber office 365

Office 365 kan være en god pasform under visse omstændigheder. Hvis du tænker over det, her er de grundlæggende fakta du behøver at vide, før du køber i.

Der har været en masse hype om Office 365 , og du måske overveje det for dig selv , dine kunder eller din organisation. Office 365 er Microsofts cloud version af Office . Du vil forbinde via internettet , oprette en konto , foretage betaling, hente de relevante filer , og gå på arbejde. Der er ingen installation diske. Hvis du beslutter, at Office 365 kan være det rigtige skridt for din organisation , skal du sørge for at læse 10 ting du bør vide om at flytte til Office 365 ved Brien Posey .

IT-konsulenter vil sikkert kende alle de tekniske punkter i denne artikel, men du kan finde nogle nye argumenter både for og imod at flytte til Office 365 .
1. . Hvad er skyen?

Skyen er en industri betegnelse for en off-site fil hosting service. Når du arbejder med Office 365 filer, du uploader og synkronisere filer med Windows SkyDrive ( Microsofts cloud ) . Hvis du ønsker at få adgang til filer fra forskellige placeringer eller enheder, der ikke har Office , fungerer dette til din fordel . Du kan også gemme filer lokalt , dine filer tilhører dig .
2 . De tre ansigter af Office

De fleste af os har været at bruge desktop-versionen i årevis. Office 365 og Office Web Apps er de seneste tilføjelser til familien. Office Web Apps er en gratis og begrænset Internet-versionen af Office , der er integreret med SkyDrive. Du skal bruge Web Apps til at se og redigere filer på enheder , der ikke har Office installeret .

Office 365 er en abonnement-baseret plan, der tilbyder Office- funktionalitet i skyen. Det er en hybrid ( slags) mellem desktop-versionen og de frie web apps . Undskyld markedsføring hype , men Office 365 tilbyder desktop funktionalitet med webbaseret bekvemmelighed understøtter flere enheder. Denne sidste del er, hvad der betyder noget for brugere og kunder.
3 . Hvad du har brug for

Office 365 kræver Windows 7 eller 8 . Mac-brugere har brug for OS X 10.6 ( eller senere). Du får også brug for adgang til internettet til at installere Office 365 og aktivere og administrere dit abonnement (en gang om måneden). Du skal bruge en kompatibel browser. IE 9 , Firefox 12 , Safari 5 eller Chrome 18 . Med hensyn til hardware, i det mindste , vil din lokale system har brug for følgende.

1 GHz processor eller Intel processor ( til Mac ) .
1 GB eller RAM (32-bit ), 2 GB RAM ( 64-bit) .
3 GB ledig plads på harddisken, 2,5 GB til Mac .

Når jeg siger i det mindste mener jeg, at Office 365 vil køre , men det vil være langsom ( virkelig langsom … virkelig, virkelig langsom) . Brugere med ældre systemer måske står betydelig opgradering omkostninger, før de kan flytte til Office 365 .
4. . Omkostningerne abonnement

En lille virksomhed med 25 eller færre brugere kan købe Office 365 Small Business. Hvis du betaler i år , vil du betale $ 5 , der skal betales i et årligt gebyr på 60 dollars (pr. bruger) . Hvis du foretrækker at betale , når du går, vil du betale $ 6 a bruger per måned . Small Business Premium indeholder desktop-versionen af alle de Office- programmer, for $ 150 om året pr bruger. Hvis du har mere end 25 brugere , vælge en af ​​Enterprise versioner fra $ 8 til $ 24 per bruger ( månedligt) . I en nøddeskal .

Small Business kan rumme op til 25 brugere .
Mellemstore virksomheder kan rumme op til 300 brugere .
Enterprise til over 300 brugere.

Home Premium er tilgængelig for $ 9,99 om måneden ( $ 99,99 om året). Du kan arbejde med fem pc eller Mac , og fem mobile enheder. Android-enheder og iPhones får brug for Office Mobile . Windows Phone kommer med Office Mobile og det ikke tæller fem- enhed grænsen.
5. . Hvad får du

De apps , du får , afhænger af dit abonnement valg. De fleste pc- planer omfatter Word, Excel, PowerPoint , Outlook , Access, OneNote , og selv Publisher. Mac business -versioner inkluderer ikke OneNote , Publisher , eller Access.
6. . kompatible formater

Office 365- filer er kompatible med Office 2010 og 2013. Office 2007 virker også , men du vil miste nogle funktioner . Du kan bruge Office Web Apps med disse filer. Office 2003- brugere har begrænset adgang med en passende kompatibilitet pack, men der vil ende i januar 2014.

Office 2013 -brugere overvejer Office 365 , så de kan dele filer med andre, der ikke har Office har ikke brug for Office 365 . De kan spare Office 2013 -filer til SkyDrive og invitere andre , der ikke har kontor for at se dem. Inviterede behøver ikke en SkyDrive -konto eller Office for at se filer på SkyDrive (men de har brug for en invitation ) .
7. . Perks

Office 365- abonnementer tilbyde mere end software. Abonnementer kommer med 27 GB lagerplads på SkyDrive , gratis website hosting med gældende værktøjer , og 60 Skype minutter per måned for fastnetopkald .
8. . Hvem har brug for det ?

Jeg kan høre hjulene dreje. Hvis Web Apps er gratis, hvorfor købe noget overhovedet ? (Nice prøv !) Web Apps er alvorligt begrænset . Det er fantastisk til visning. Det giver også grundlæggende redigering og formatering af funktioner, men ikke meget andet. Det er ikke en erstatning for desktop-versionen eller Office 365 . Bare husk, at Office 2010 eller 2013 brugere ikke behøver Office 365 for at arbejde i skyen. Men hvis du vil have den bekvemmelighed for at arbejde med dine filer på flere enheder , der ikke har Office Office 365 er en fantastisk tilføjelse til dig .

I første omgang kunne hjemmebrugere vægrer sig ved at betale $ 100 om året til Office , men Office 365 Home Premium understøtter fem desktops og fem mobile enheder. Du kan umuligt købe , at mange licenser for mindre . Office 365 kan gemme flere enhed familier penge.
9. . gratis alternativer

Google Docs er langt Office 365 nærmeste konkurrent . Det er pålidelig og sikker. Den frie ( personlige) version er et funktionelt værktøj, som du kan bruge med din virksomhed software. Men det er ikke en gratis erstatning for business software .
10. . Office 365 sikkerhed

De fleste organisationer overvejer skyen bekymre sig om sikkerheden. Office 365 tilbyder den samme sikkerhed på brugerniveau muligheder og Trust Center som desktop-versionen . Rights Management Service (RMS) understøtter kryptering og lader dig indstille tilladelser . Brugerne vil have en rimelig mængde af sikkerhed på deres niveau . Offsite , gemmes filer i specialiserede datacentre hvor sikkerheden er en primære bekymring. I en nøddeskal, vil små og mellemstore virksomheder har bedre sikkerhed ved hjælp af Office 365 , end de kan ( sandsynligvis) har råd til på egen hånd.

Her er blot et par fakta, du bør vide om Microsofts cloud -sikkerhed.

Office 365- applikationer bruger kryptering transmissioner opfanges af nogen uden tilladelse kan ikke læses .
Microsoft Office 365 er certificeret som kompatibel med industriens godkendte standarder (ISO). ( Det er ikke fuldt ud opfylder PCI – DSS -standard. )
Kontrollen er på plads til at overholde hippa og FERPA .

Kirk Koenigsbauer , Corporate Vice President hos Microsoft havde dette at sige om Office 365 sikkerhedsproblemer. ” … Office 365 understøtter de mest strenge globale og regionale standarder såsom ISO 27001 , SAS70 Type II, EU Safe Harbor, EU standardbestemmelserne , den amerikanske Health Insurance Mobilitet og Accountability Act ( HIPAA ) , den amerikanske Family Educational Rights og Privacy Act ( FERPA ) , og den amerikanske Federal Information Security Management Act ( FISMA ) . at opfylde nye behov , vi også har planer om at understøtte IPv6 i Office 365 til regeringscheferne inden september i år, og vi tager skridt til hurtigt at støtte Criminal Justice Information Security ( CJIS ) politikker . ”

Du kan lære mere om Office 365 sikkerhed ved at læse Sikkerhed i Office 365 Whitepaper .

Bonus !
11. . Kan jeg bruge Office 365 offline ?

Office 365 kører offline. Du skal oprette forbindelse til internettet hver 30 dage for at opretholde dit abonnement. Office 365 vil lade dig vide , hvornår det er tid til at forbinde .

Fordele og ulemper

Lige nu, Office 365 marked er lille , men voksende . Der er tre tvingende grunde til at købe et abonnement.

Hvis du arbejder fra mere end ét sted .
Hvis du bruger forskellige enheder at få adgang Office-filer .
Hvis din organisation understøtter mange brugere, og du planlægger at holde dem opdateret om versioner