10 grunde til at undgå PST filer

Brugen af ​​Outlook PST datafiler har potentiale til at forårsage alvorlige problemer fra datatab til overholdelse spørgsmål .
email_082113.jpg
PST filer er Outlook-datafiler , der undertiden bruges som en mekanisme til besked arkivering eller for at undgå mailboks kvoter. Selvom PST-filer kan være praktisk , er det bedst at undgå at bruge dem i din organisation, hvis det er muligt. Her er ti grunde til.

1. . PST-filer er sjældent bakkes op

PST-filer typisk opholde sig på arbejdsstation harddiske eller flytbare lagringsenheder . Under alle omstændigheder er usandsynligt, at blive bakket op , fordi de fleste administratorer ikke backup arbejdsstation harddiske PST-fil . Dette kan naturligvis føre til tab af data.

2 . Der kan være overholdelse spørgsmål

Enhver organisation har følsomme data, som de ikke ønsker lækket til offentligheden. Sommetider disse data er selskabets fortrolige , og i andre tilfælde kan der være lovgivningsmæssige spørgsmål , der beskriver korrekt håndtering af data. I begge tilfælde brugen af ​​PST-filer gør det alt for let for følsomme data at gå ud af døren .

3 . PST filer er tilbøjelige til at korruption

Et af de store problemer med PST-filer er, at de er tilbøjelige til at korruption. Den oprindelige PST filformat havde en 2 GB størrelse grænse , og korruption ville opstå, hvis filen voksede ud over sin grænse. Moderne PST filer er mindre tilbøjelige til at korruption , men kan stadig være problematisk. Dette gælder især for PST-filer , der er gemt på steder, hvor de kan tilgås af mere end én bruger ad gangen.

4. . De gør e-discovery sværere

Data, der er gemt i en PST-fil eksisterer uden for Exchange Information Store. Som sådan er PST data analyseres ikke , når du bruger de indfødte Exchange Server-e- discovery værktøjer. Der er tredjeparts e- discovery værktøjer til rådighed , der kan analysere PST-filer (forudsat at de værktøjer, har adgang til de filer ) , men der er ingen tvivl om, at brugen af ​​PSTs komplicerer e-discovery proces .

5. . Netværkstilsluttede PSTs understøttes ikke

Det blev tidligere nævnt , at PST forbrug kan være problematisk på grund af det faktum, at PSTs ofte er gemt på arbejdsstation harddiske eller flytbare medier , og derfor ikke har tendens til at blive bakket op . Desværre dog , Microsoft ikke understøtter lagring aktive PST-filer på netværk aktier . Placering af en aktiv PST-fil på et netværksshare øger odds at filen vil blive beskadiget (mindst det er, hvad Microsoft har altid prædiket ) .

6. . PST filer er lokal til en enhed

Det er almindeligt i dag for brugerne at få adgang til postkasse data fra en række forskellige enheder . De kan få adgang til deres e-mail fra en pc , mens du arbejder på kontoret, og fra en smartphone mens du er på farten. Men PST filer er anordning specifikke. Hvis Outlook gemmer data i PST-filer , så de data, vil kun være tilgængelig ved hjælp af denne kopi af Outlook . Dataene vil ikke være tilgængelige for enhver anden enhed, der har adgang til tilsvarende postkasse.

7. . Pst-filer kun fungere sammen med Outlook

En anden ulempe ved at bruge PST-filer er, at de kun arbejder med Outlook. Mobile enheder , der lægger til Exchange-postkasser ved hjælp af ActiveSync kan ikke åbne PST-filer. Heller ikke Outlook Web App ikke nogen støtte til PST-filer.

8. . Pst-filer kan bruges til at omgå besked lifecycle management politik

Nogle organisationer sætter politik på plads for at regulere besked livscyklus. For eksempel kan en organisation automatisk udrense beskeder i en bestemt alder . Ideen er, at når en besked er gammel nok til, at organisationen ikke længere er forpligtet ved lov til at beholde en kopi , så de forældede meddelelser kan renses for at holde dem fra at blive indstævnet i tilfælde af tvister . Hvis en bruger gemmer gamle beskeder i en PST-fil , så har de effektivt omgået besked lifecycle management politikker for . Dette kan i sidste ende sætte organisationen i fare i tilfælde af, at de budskaber nogensinde indstævnet .

9. . Delte PSTs er problematiske

Jeg nævnte tidligere, at PST-filer var til tider udsat for korruption . En ting, der er kendt for i høj grad at øge chancerne for en PST-fil bliver korrupt deler en PST-fil mellem flere brugere . Dette er især tilfældet, hvis to brugere samtidig forsøger at åbne den samme PST-fil.

10. . PST-filer øger omkostningerne ved at drive forretning

PST-filer har en tendens til at øge den administrative byrde. Administratorer kan blive bedt om at opdage PST-filer på tværs af organisationen , eller en bruger kan bede en administrator til at forsøge at gendanne data fra en korrupte PST -fil. I begge tilfælde er der en omkostning forbundet med den ekstra administrative indsats. Ligeledes kan der være omkostninger forbundet med tab af data eller upassende data eksponering.